TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
KHÁCH HÀNG VNPT TTP
- Trường hợp ứng dụng thích hợp
Hội nghị với khách hàng là một hình thức quan trọng để tăng cường sự
gắn bó của khách hàng với VNPT TTP, là một biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ
mật thiết, tình cảm với khách hàng. Vậy
làm thế nào để tổ chức hội nghị liên hoan với khách hàng?
- Miêu tả chi tiết
Chọn thời gian
hoạt động:
Nói chung thường chọn vào ngày thứ bảy, chủ nhật, buổi chiều bắt đầu từ
15 giờ là phù hợp.
Chuẩn bị trước khi hoạt động:
+ Phải
thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.
+ Lập
bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện.
+ Mọi
công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo,
cẩn thận, tỉ mỉ.
Thành lập nhóm
hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm
nhỏ.
+ Tổ
đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách.
+ Tổ
hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm,
phần thưởng…
+ Tổ
lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.
Gửi giấy mời
+ Thiếp
mời phải gửi trước 7 ngày và phài tuân theo những quy định sau:
- Căn cứ tình hình thực
hiện, thống kê số người tham dự;
- Căn cứ số người tham dự để
mua và in giấy mời;
- Khi gửi giấy mời, cần phải
nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia;
- Khi gửi giấy mời, cần đồng
thời mời luôn người thân của khách hàng.
Chọn hội trường
+ Nhà
hát địa phương mà nhiều người biết và dễ tìm
+ Sân
khấu biểu diễn của một doanh nghiệp
+ Có
những thiết bị chiếu hình hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng.
Bố trí hội trường
+ Bố
trí cửa ra vào
+ Treo
khẩu hiệu chào mừng
+ Bảng
chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại…
+ Trưng
bày sản phẩm
+ Bố
trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan
+ Trên
sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan.
+ Trên
sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp.
Các công việc
chuẩn bị khác:
+ Chuẩn
bị tặng phẩm làm kỷ niệm. Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng phẩm: loại
dưới x đồng, loại dưới y đồng làm phần thưởng.
+ Chuẩn
bị băng, đĩa quảng cáo. Chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng cao của
doanh nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng.
+ Bản
quyết định người chủ trì. Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt,
dễ hoà nhập, có khả năng khơi dậy phong trào.
+ Chuẩn
bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự.
+ Chuẩn
bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy.
Trình tự của hội
nghị khách hàng
+ Ghi
danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ
tay, một đặc san, báo truyền hình.
+ Tổ
lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi.
+ Xem
phim tuyên truyền về doanh nghiệp.
+ Người
chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu.
+ Triển
lãm văn hoá doanh nghiệp.
+ Đọc
diễn văn đón chào
+ Hỏi
đáp có thưởng
+ Rút
thưởng
+ Kết
thúc, đọc lời cảm ơn
Các điểm chủ yếu trong thao
tác:
+ Trước
lúc bắt đầu cần chiếu liên tục các băng quảng cáo.
+ Đọc
diễn văn chào mừng không kéo dài quá 8 phút.
+ Hỏi
đáp có thưởng. Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của khách hàng
về sản phẩm, câu hỏi và trả lời đươc in sẵn trong cuốn sổ tay đặc san đã phát
tặng. Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời.
+ Bốc
thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in mã hiệu
nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc thăm, một
tấm giữ lại để đối chiếu). Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi người dễ
thấy nhất. Phần thưởng được bố trí như sau:
Phần thưởng giải nhất: 1 xuất
Phần thưởng giải nhì: 3 xuất
Phần thưởng giải ba: 5 xuất
Phần thưởng khuyến khích: 10 xuất
Tặng phẩm dùng để thưởng là sản phẩm của công ty.
Hoạt động sau
liên hoan khách hàng
Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi
tặng khách hàng tham gia.
Tiến hành cuộc
họp mặt liên hoan khách hàng, cần phải thành lập các tiểu tổ hoạt động nào?
Tổ đối ngoại, tổ hậu cần, tổ lễ tân
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét